Aannemen van personeel: wat komt er allemaal bij kijken?

Als ondernemer is niets mooier dan succes ervaren. Krijgt je dienst tractie in de markt? Stromen de aanvragen binnen? Als jij deze signalen herkent is het wellicht tijd om personeel aan te nemen. Zoals meer dingen bij het ondernemen zijn er veel dingen die je moet regelen. In dit artikel lees je wat er allemaal komt kijken bij het aannemen van personeel. Door de informatie op deze pagina door te lezen, weet je zeker dat je jouw eerste personeelsleden op de juiste manier in dienst neemt.

Kostenberekening

Uiteraard komen er kosten kijken bij het aannemen van personeel. Ten eerste zijn er de loonkosten. Hou er rekening mee dat deze kosten ongeveer 30 procent hoger dan het brutoloon dat je aan jouw werknemer betaalt. Je hebt namelijk te maken met diverse bijkomende kosten, waaronder vakantiegeld (8 procent van het brutoloon), dertiende maand en diverse (sociale)verzekeringen.

Voor je personeel aanneemt, is het goed om te berekenen wat je dit precies gaat kosten. Zet voor jezelf al deze kosten eens op een rijtje en zet dit af tegen de extra omzet die het je gaat opleveren. Zo weet je of je voldoende budget hebt om een extra medewerkers aan te nemen.

Administratie

Neem je personeel aan, dan ben je verplicht om een loonadministratie bijhouden. De loonadministratie bestaat uit diverse formulieren en berekeningen. Denk hierbij aan de loonstrook, de loonstaat en de jaaropgave. Veel ondernemers besteden hun loonadministratie uit, simpelweg omdat het veel tijd kost om een goede administratie op te zetten en deze vervolgens bij te houden. Bepaal voor jezelf of je jouw loonadministratie wel of niet uit wil besteden.

Heb je al een boekhouder? Dan raden wij je aan jouw loonadministratie aan dezelfde boekhouder uit te besteden. Dit scheelt vaak in de kosten. Heb je nog geen boekhouder, dan kun je ervoor kiezen de administratie zelf te doen. De kans is echter groot dat dit al snel veel tijd gaat kosten, zeker als je meerdere werknemers aanneemt. Het kan dan ook interessant zijn om je eens te verdiepen in het inhuren van een boekhouder. Dan heb jij meer ruimte om je te focussen op je bedrijf.

Belastingdienst

Word je werkgever, dan moet je je als werkgever aanmelden bij de Belastingdienst. Dit kan telefonisch, maar je kunt dit ook gemakkelijk online regelen. Als je je aangemeld hebt als werkgever, krijg je het handboek loonheffingen van de Belastingdienst. In dit boek lees je meer over de loonbelasting, de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet en de premies werknemersverzekeringen (WW en WAO/WIA).

Arbeidsovereenkomst

Je sluit altijd een arbeidsovereenkomst af met je nieuwe medewerker. In theorie mag je dit mondeling doen, maar wij raden je altijd aan je overeenkomst schriftelijk op te stellen en deze bovendien door beide partijen te laten ondertekenen. Kom je in een juridisch conflict met een van je medewerkers, dan heb je namelijk meer aan een schriftelijke overeenkomst met handtekening dan aan een mondelinge overeenkomst.

In de arbeidsovereenkomst zet je niet alleen algemene informatie (zoals de naam van je nieuwe werknemer), maar ook informatie als de duur van de arbeidsovereenkomst, afspraken over de vakantie, het loon, de termijn van uitbetaling en ga zo maar door. Wij raden je aan de tijd te nemen om je arbeidsovereenkomst op te stellen, want het is erg belangrijk een goede en complete overeenkomst te gebruiken.

Pensioen

Het pensioen is vaak niet een van de eerste dingen waar je aan denkt bij het aannemen van personeel, maar als werkgever kun je jouw werknemers aanvullende pensioenvoorzieningen aanbieden. Dit is echter geen verplichting. Kies je ervoor aanvullende pensioenvoorzieningen aan te bieden, dan deel je de premie hiervan met de werknemer. Doorgaans wordt dit in de cao of in de bedrijfstakpensioenfonds geregeld.

Verzekeringen

Heb je een aansprakelijkheidsverzekering? Dan moet je deze aanpassen als je personeel aanneemt. Door je aansprakelijkheidsverzekering aan te passen, is de aansprakelijkheid van de werknemer namelijk ook verzekerd. Daarnaast pas je de bedrijfsschadeverzekering aan. Neem je personeel aan, dan stijgen wel je vaste lasten. Hou er rekening mee dat je dit niet alleen moet melden voor je bedrijfsschadeverzekering, maar neem deze kosten ook op in je kostenberekening.

Ook kun je ervoor kiezen nieuwe verzekeringen af te sluiten. Denk hierbij aan de ziekteverzuimverzekering, de WAO-gat verzekering, de pensioenverzekering en de collectieve ongevallenverzekering.

Tot slot

Voor je nieuwe werknemer officieel bij jou gaat werken, moet je de identiteit van deze persoon vaststellen. Dit doe je met zijn of haar paspoort, identiteitskaart of rijbewijs. Alleen als je er zeker van bent dat de persoon die voor je staat ook de persoon op het paspoort, de identiteitskaart of het rijbewijs is, neem je deze persoon aan. Je wil namelijk niet meewerken aan identiteitsfraude of andere illegale praktijken.

Tot slot is het goed om te weten dat als je personeel aanneemt, je een preventiemedewerker binnen je bedrijf moet aanwijzen. Als preventiemedewerker hou je de veiligheid en algemene preventie in de gaten binnen je bedrijf. Als je minder dan tien personeelsleden hebt aangenomen, mag jij zelf de preventiemedewerker zijn. Heb je meer dan tien personeelsleden aangenomen, dan moet je een andere medewerker als preventiemedewerker aanwijzen.

Hou koers met een ondernemingsplan

Mooi dat jij als onderneming groeit, bijvoorbeeld door het aannemen van personeel. Op dat moment is het ook slim om een ondernemingsplan te schrijven, zodat je weet welke strategische koers jij wilt gaan varen in de komende tijd. Zo geef je bewust vorm aan het succes van morgen. Wij hebben ruime ervaring bij het opstellen en adviseren van ondernemingsplannen. Benieuwd wat wij voor je kunnen betekenen? Neem direct contact op voor een gratis kennismakingsgesprek.