Elk bedrijf met één of meer werknemers moet een salarisadministratie bijhouden. Dat is onder meer nodig om de Belastingdienst de juiste gegevens te kunnen verstrekken. De vraag is: hoe ga je dat bijhouden? Doe je de salarisadministratie zelf of besteed je het uit? Lees meer over de voor- en nadelen en de nieuwste ontwikkelingen bij het uitbesteden.
Zelf doen
Als ondernemer houd je graag zaken in eigen hand. Met behulp van een salarissoftwarepakket of een online applicatie kun je ook zelf je salarisadministratie doen. Op deze manier heb je de gegevens in eigen beheer. Kleine wijzigingen kun je direct doorvoeren en je bent daarvoor niet afhankelijk van een derde partij. Deze optie bespaart je de kosten van een administratiekantoor.
Je moet er rekening mee houden, dat je tijd moet investeren om de software onder de knie te krijgen en de administratie up to date te houden. Ook zul je over voldoende kennis moeten beschikken om de zaken goed te doen en deze kennis ook op peil houden. Het vraagt tijd en effort van jou als ondernemer.
Uitbesteden
Als je opziet tegen het werk en de tijd die het kost om de salarisadministratie zelf te doen, is het een goede optie om de salarisverwerking uit te besteden aan een specialist: een salarisadministratiekantoor. Zij zorgen voor de maandelijkse salarisverwerking, de salarisstroken, de jaaropgaven en de loonaangiftes.
Het salarisadministratiekantoor is specialist in het vak en richt de software op maat voor je in. Daarnaast kun je bij een goed salarisadministratiekantoor rekenen op vakkundig advies op het gebied van salaris, contracten, hr, cao en de actuele wet- en regelgeving. Dit betekent dat je kunt vertrouwen op de kennis en kunde van je salarispartner en jij tijd overhoud voor andere zaken: ondernemen!
De moderne salarisdienstverlener
Als je kiest voor een modern salarisadministratiekantoor, werk je met een salarissoftwarepakket volledig in de cloud. Hiermee heb jij zelf, als ondernemer, altijd en overal toegang tot de gegevens van je werknemers en de administratie. Ook medewerkers en managers hebben een eigen digitale salarisomgeving, waarin bijvoorbeeld jaaropgaven en salarisstroken, declaraties en verlof toegankelijk zijn.
Als werkgever krijg je zelf toegang tot je eigen online omgeving in de salarissoftware. Hierin kun je zelf eenvoudige wijzigingen doorgeven en is je salarisadministratie altijd en overal in te zien. Een aantal handige overzichten zorgen ervoor dat je inzicht houdt in de cijfers. Ook kunnen er dan makkelijk salariskoppelingen worden gelegd met de planning, urenregistratie en je boekhoudsoftware.
HR en salaris in 1 pakket
Vaak kun je de basis salarissoftware uitbreiden met een hr module. Je gebruikt de software dan niet alleen voor je salarisadministratie, maar kunt ook je personeelszaken in dezelfde software bijhouden. Zo kun je verzuim en verlof in de software verwerken en is deze altijd up to date. Medewerkers kunnen hun verlof zelf via de app aanvragen en zelf heb je er geen omkijken naar.
De volgende stap is samen met je salarispartner bepalen welke hr taken je veel tijd kosten en die te automatiseren. Ben je bijvoorbeeld veel tijd kwijt aan het opstellen van contracten en verlengingen voor je medewerkers? Kies een salarisverwerker waarbij je jouw documenten automatisch kunt laten samenstellen met de gegevens uit de salarisadministratie. Het levert je tijdsbesparing op en je voorkomt typefouten.
Digitaal ondertekenen
Vervolgens is het ook mogelijk om deze contracten digitaal ter ondertekening aan je werknemers voor te leggen. Het vereenvoudigt het proces en voorkomt het probleem van “afdrukken, scannen en -mailen”. Alles nog steeds vanuit hetzelfde softwarepakket.
Wat past bij jou?
Afhankelijk van je eigen wensen, de complexiteit van je salarisadministratie en de tijd die je zelf wilt investeren in deze administratie maak je keuze voor uitbesteding of het zelf doen. Wanneer je overweegt je salarisverwerking uit te besteden, zet voor jezelf op een rijtje wat je van je salarispartner verwacht en ga in gesprek met collega-ondernemers. Zij kunnen je vertellen over hun ervaringen.
Overweeg jij ook om je salarisadministratie uit te besteden en ben je op zoek naar een salarispartner van niveau, die je ook op HR vlak helpt verder te automatiseren? Kijk dan op de website van Personeel en Salaris.
Op zoek naar een partner voor de salarisadministratie?
De ervaren salarisspecialisten van Van Winssen Personeel en Salaris verzorgen voor jou de gehele salarisadministratie in de cloud. Je krijgt toegang tot uw eigen online omgeving Personeel en Salaris Online.
Ben je ook toe aan de volgende stap in het automatiseren van je HR processen? Lees dan meer over HR Extra op www.hrextra.nl.
Deze blog is gemaakt in samenwerking met partners.
